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Cómo firmar en Word

Guía paso a paso para agregar una línea de firma en Word, elegir tu certificado digital y firmar el documento usando el PIN de tu token.

Introducción

Microsoft Word permite agregar una línea de firma y firmar digitalmente los documentos utilizando certificados instalados en tu computadora o en un token. En esta guía se muestran los pasos básicos para insertar la línea de firma, completar los datos del firmante y confirmar la firma con tu certificado.

Requisitos

Antes de comenzar, asegurate de:

  • Contar con certificados para firmar instalados en tu computadora o en un token.
  • Tener una versión actualizada de Microsoft Word.

Pasos para firmar en Word

1. Abrir el documento

  1. Localizá el archivo que querés firmar.
  2. Abrilo con el programa Word.

2. Insertar la línea de firma

  1. En la parte superior de Word, ingresá a la pestaña “Insertar”.
  2. En la sección derecha del menú, buscá el ícono de papel y lápiz.
  3. Hacé clic en ese ícono y seleccioná la opción “Línea de firma de Microsoft Office…”.

3. Completar los datos de la firma

  1. Se abrirá una ventana con los campos para la línea de firma.
  2. Completá la información que quieras que aparezca junto a la firma, por ejemplo:
    • Nombre y apellido del firmante.
    • Cargo o título.
    • Dirección de correo electrónico.
    • Comentarios o instrucciones para el firmante.
  3. Una vez ingresados los datos, hacé clic en “Aceptar”.

En el documento aparecerá un recuadro con la línea de firma y los datos que completaste.

4. Abrir el cuadro de firma

  1. Hacé doble clic sobre el recuadro de la línea de firma que se agregó al documento.
  2. Word mostrará la ventana para completar la firma digital.

5. Escribir el nombre o seleccionar una imagen

En la ventana de firma:

  1. Podés escribir tu nombre y apellido en el campo de firma, que será el texto asociado a la firma digital.
  2. Si lo preferís, podés hacer clic en la opción para seleccionar una imagen desde tu computadora y utilizarla como representación gráfica de tu firma manuscrita.

6. Verificar el certificado a utilizar

  1. En la misma ventana, revisá qué certificado se está utilizando para la firma.
  2. Si necesitás usar otro, hacé clic en el botón “Cambiar…”.
  3. Elegí el certificado correcto en la lista de certificados disponibles y confirmá la selección.

7. Firmar el documento

  1. Una vez que verificaste los datos y el certificado, hacé clic en el botón “Firmar”.
  2. Word iniciará el proceso de firma y, si tu certificado está en un token, se abrirá la ventana de autenticación del dispositivo.

8. Ingresar el PIN del token

  1. En la ventana del token, escribí el PIN asociado a tu certificado.
  2. Hacé clic en “Login” o “Aceptar” para autorizar el uso del certificado.
  3. Si el PIN es correcto, Word aplicará la firma digital al documento.

Resultado

Después de completar todos los pasos:

  • El documento quedará firmado digitalmente.
  • La línea de firma mostrará el nombre del firmante y los datos configurados.
  • Word indicará que el contenido está firmado y protegido contra modificaciones.

Recomendaciones

  • Revisá el documento antes de firmar; si lo modificás luego de la firma, esta podría quedar inválida.
  • Mantené en reserva el PIN de tu token y no lo compartas con terceros.
  • Si Word indica que la firma no es válida, verificá que el certificado esté correctamente instalado y que el documento no haya sido cambiado después de la firma.

Recursos