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Cómo firmar en Excel

Pasos para realizar firmas digitales directamente en hojas de cálculo de Excel.

Firma

Introducción

Si trabajás con planillas de cálculo, podés dejar constancia de que un archivo fue revisado y aprobado agregando una firma digital directamente en Excel. A continuación se detalla el paso a paso para hacerlo utilizando tu certificado digital.

Requisitos

Antes de comenzar, verificá que:

  • Tenés uno o más certificados para firmar instalados en tu computadora o en un token.
  • Contás con una versión actualizada de Microsoft Excel que admita firmas digitales.

Paso a paso para firmar un archivo de Excel

1. Abrir el archivo

  1. Localizá el documento de Excel que necesitás firmar.
  2. Abrilo normalmente con el programa Excel.

2. Insertar la línea de firma

  1. En la parte superior de Excel, andá a la pestaña “Insertar”.
  2. En el sector derecho del menú, buscá el grupo de opciones de “Texto”.
  3. Hacé clic en ese grupo y seleccioná el icono de papel y lápiz con la opción “Línea de firma”.
  4. Elegí “Línea de firma de Microsoft Office…”.

3. Completar los datos de la firma

  1. Se abrirá una ventana de configuración de firma.
  2. Completá los campos que quieras que aparezcan junto a la firma, por ejemplo:
    • Nombre y apellido del firmante.
    • Cargo o rol.
    • Dirección de correo electrónico.
    • Instrucciones para quien va a firmar.
  3. Una vez ingresada la información, hacé clic en “Aceptar”.

En la hoja se insertará un recuadro con la línea de firma y los datos que definiste.

4. Confirmar el formato para poder firmar

  1. Hacé doble clic sobre el recuadro de la línea de firma recién creada.
  2. Excel puede mostrar un mensaje indicando que el archivo debe guardarse en un formato compatible con firmas digitales.
  3. Seleccioná la opción “Sí” para permitir que el documento se guarde en el formato adecuado.

5. Guardar el archivo que se va a firmar

  1. Se abrirá una ventana para guardar el archivo.
  2. Elegí la carpeta donde querés guardarlo.
  3. Definí un nombre para el archivo firmado. Es recomendable que sea distinto del original para distinguir fácilmente la versión firmada.
  4. Confirmá el guardado para continuar.

6. Completar los datos de la firma en Excel

  1. En la ventana de firma que aparece, escribí tu nombre y apellido tal como querés que se muestre.
  2. Si lo preferís, podés seleccionar una imagen desde tu computadora para usarla como representación gráfica de la firma.

7. Verificar el certificado que se usará

  1. En la misma ventana, revisá la sección donde se indica con qué certificado se va a firmar.
  2. Asegurate de que sea el certificado correcto.
  3. Si necesitás cambiarlo, hacé clic en el botón “Cambiar…” y seleccioná otro certificado disponible.

8. Firmar el documento

  1. Una vez que revisaste los datos y el certificado, hacé clic en “Firmar”.
  2. Si tu certificado está en un token, el sistema te pedirá que ingreses el PIN del token.
  3. Escribí el PIN y seleccioná “Login” para autorizar el uso del certificado.
  4. Después de validar el PIN, Excel aplicará la firma digital al archivo.

Cuando el proceso se complete, el documento quedará marcado como firmado digitalmente y la línea de firma mostrará los datos del firmante.

Recomendaciones

  • Revisá el contenido del archivo antes de firmarlo; si lo modificás después, la firma puede dejar de ser válida.
  • Conservá una copia sin firmar si necesitás seguir trabajando el archivo, y utilizá la versión firmada como respaldo oficial.
  • Compartí el documento firmado por canales seguros y, si tenés dudas sobre el certificado utilizado, verificá la información que muestra Excel al seleccionar la firma.

Recursos